Head of Program Operations

ROLE PURPOSE

Save the Children une organisation leader pour les enfants. Nous sauvons la vie des enfants ; nous luttons pour leurs droits ; nous les aidons à exprimer leurs potentiels. Nous travaillons ensemble avec des partenaires de la société civile et gouvernement, pour inspirer la façon dont le monde traite les enfants pour apporter des changements immédiats et à long termes dans leurs vies. 

Save the Children travaille dans 5 Provinces de la République Démocratique du Congo (RDC) avec un personnel approximatif de 360 personnes et un budget annuel de $40 millions cette année avec potentiel augmentation en fonction des opportunités qui se présenteront.  

Le Head of Programs Operations contribue à la coordination de l’ensemble des activités du Bureau Pays. Le titulaire, en sa qualité d’assomption du rôle à lui assigner, aura à assister le Deputy Country Director Programs Operations pour la mise en œuvre de toutes les activités au niveau des bureaux terrains, y compris la gestion sécuritaire.., 

DOMAINES CLE DE REDEVABILITE  

Sous la supervision du Deputy Country Director Programs Operations, le titulaire devra assumer les responsabilités suivantes 

• Soutenir le développement d'une culture organisationnelle qui reflète la gamme complète de nos programmes opérationnels, promouvoir la notion de pleine responsabilisation et la performance à un niveau d’excellence élevé, favoriser l’expression d’une culture d'équipe pour l'apprentissage, la créativité et impulser des idées novatrices, instaurer un cadre émancipateur au profit du personnel en vue de l’inciter à produire des résultats hautement appréciables quant au bien-être des enfants ; et un excellent service à la clientèle pour nos membres et les donateurs;
• Aider à concevoir et à mettre en œuvre une structure organisationnelle cohérente, conforme aux pratiques de l'organisation, et qui soit adaptée aux besoins du programme;
• Aider à établir, maintenir et améliorer des relations régulières de travail avec les pouvoirs publics du pays hôte, les bailleurs de fonds, les organismes partenaires y compris les principaux donateurs institutionnels et les ONG locales et internationales;
•  S'assurer que le soutien requis est fourni avec promptitude, à l'échelle d’une performance adéquate, et conformément aux règles et principes qui régissent les cas de situations d'urgence, en étroite collaboration avec le Bureau Régional.

Supervision et Gestion des interventions du Programme 

Les responsabilités ci-dessous sont limitées à l’échelle des bureaux terrains sous sa responsabilité. 

•  A la demande et comme approprié, participer activement au processus de proposition de programmes et veiller à ce que tous les programmes soient conformes aux accords de subvention, et réalisés en temps opportun et dans les limites des disponibilités budgétaires, à l’échelle des bureaux terrains;
• Participer à la conceptualisation et à la conception de programmes rentables et novateurs, et qui soient de haute facture qualitative, en vue de permettre la délivrance des prestations interventionnelles aux enfants difficilement accessibles;
• Sur l’ensemble des bureaux terrains, veiller à ce que les programmes soient mis en œuvre de façon à répondre aux besoins des communautés et des enfants conformément aux principes, aux valeurs et au plan stratégique de Save the Children, et en accord avec les procédures applicables telles que requises par Save the Children. Cette exigence suppose un travail collaboratif avec les acteurs locaux sur le terrain et par moment au niveau national;
• Contribuer promptement et efficacement à la préparation de rapports d'étape, de rapports de programme et des rapports de donateurs dans les délais et de haute qualité sur l’ensemble des bureaux terrains; 
• Responsable de la supervision et la gestion de tous les bureaux terrain;
• Garant de la performance des projets sous sa responsabilité.
•  Logistique, Gestion des Stocks, et Approvisionnements :
• S'assurer que les capacités logistiques mises en place sur le terrain répondent aux standards minimums opérationnels de SCI et sont en mesure de satisfaire aux exigences de programmation. 
• Apporter un appui conséquent dans l’élaboration et mise en œuvre du Plan de Préparation aux Situations d'Urgence à l’échelle des bureaux terrains
• En étroite collaboration avec l’équipe de supply chain pays, s’assurer une pleine intégration avec les programmes pour assurer un appui conséquent et dans les délais, avec la qualité requise pour l’intérêt des enfants sur tous les bureaux terrains. 
• Veuillez à ce que les biens et services sont acquis à des coûts rentables et répondent aux normes de qualité recommandées pour tous les projets sous sa responsabilité
• Quand applicable, travailler en étroite collaboration avec l'équipe d'approvisionnement pour négocier les meilleures offres avec les fournisseurs.

Gestion des Interventions en cas d'Urgence 

• Travailler étroitement avec la Directrice Humanitaire dans tous les processus d’élaboration de stratégie et autres outils humanitaires; 
• Assurer l’intégration des interventions humanitaires aux autres programmes à l’échelle des bureaux terrains en fonction des demandes et besoins;  
• S'assurer que tout le personnel à l’échelle des bureaux terrains ait une parfaite connaissance des règles et procédures, respecter et appliquer les directives et principes qui en découlent, telles que décrites dans les manuels de procédures relevant des interventions d'urgence.

Protection Sécuritaire du Staff 

En étroite collaboration avec l’équipe de sécurité pays et les chefs des bureaux terrains, 

• S'assurer que le personnel et les biens de Save the RDC font l’objet d’une protection sécuritaire efficace au moyen des SOP à l’échelle des Bureaux Terrains
• S'assurer que toutes les normes minimales de sécurité sont mises en place et respectées.
• Coordonner la préparation et la mise en œuvre des directives de sécurité du personnel et soutenir les bureaux terrains dans la conduite des évaluations et rapports de mesures sécuritaires périodiques.
• Contribuer à une analyse contextuelles régulières en même de permettre des prises de décisions anticipées et efficaces. 

Gestion Partenariat et localisation 

Les responsabilités ci-dessous sont menées en étroite collaboration avec l’équipe chargée des subvention et localisation partenership au niveau national, ainsi que les chefs des bureaux terrains. 

• A l’échelle des bureaux terrains, veiller à ce que tous les partenariats soient noués dans la formulation contextuelle de la théorie du changement, conçus et gérés de manière à ce que le partenariat promeuve la réalisation de la stratégie mondiale de Save the Children et renforce la capacité locale des prestations d’interventions au profit des enfants;
• Appuyer convenablement l’identification des partenaires potentiels en utilisant des méthodes de sélection documentées et s'assurer que tous les partenaires respectent les exigences et les règlements de Save the Children, des donateurs et bailleurs de fonds;
• Travailler sur le processus d'évaluation, de feedback et d'apprentissage mutuels avec les partenaires et soutienne les partenaires quant à leur engagement dans le processus de développement des connaissances et la politique de la plaidoirie;
• Superviser la mise en œuvre des programmes des partenaires existants et veiller à ce que des partenaires appropriés participent aux processus de développement des nouvelles opportunités. 

Gestion du Staff, Mentoring, et Développement – Interventions du Program

• A l’échelles des bureaux terrains, assurer une dotation en effectif appropriée au sein des opérations du programme, y compris le dimensionnement rationnel de l’effectif du bureau de terrain;
• S'assurer que chaque membre du personnel a un entendement clair de son rôle, et a la capacité de l'exercer convenablemen;
• Gérer l'équipe des interventions du programme ; définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique en cas de besoin, et évaluer régulièrement les rapports directs; 
• Intégrer les stratégies de développement du personnel et les systèmes de gestion des performances dans un processus d'instauration de l'esprit d'équipe. Élaborer un système fondé sur les résultats et le suivi
• Gérer la performance de tout le personnel sous sa responsabilité à travers des évaluations périodiques solides et objectives; 
• L'utilisation efficace du système de gestion des performances, notamment par l'établissement d'objectifs clairs et mesurables, le feedback continu, des examens périodiques reposant sur des évaluations justes et objectives ;
• Coaching, mentorat et autres possibilités de développement ;
• Reconnaissance et récompenses pour une performance exceptionnelle ;
• Documentation des performances qui ne sont pas satisfaisantes, avec des améliorations/plans de travail appropriés.

Gestion de sauvegarde et contrôle interne 

En coordination avec le Country Safe guarding Manager: 

• S’assurer que tous les projets ont des CASA régulièrement mis à jour ;
• Participer aux évaluations des risques des activités qui le nécessitent ; 
• Participer à toutes les initiatives de sauvegarde à l’échelle des zones de sa responsabilité et si demandé au niveau national / régional
• Contribuer efficacement à la réduction et gestion des risques de sauvegarde. 

En coordination avec la Head of Internal control 

• Renforcer les mesures de control interne au niveau des différents bureaux terrains;
• Participer aux sensibilisation des différentes parties prenantes; 
• S’assurer que les procédures soient respectées à l’échelle des bureaux terrains; 
• Prendre des mesures appropriées et mettre dûment en œuvre les actions issues des processus d’investigation. 

QUALIFICATIONS 

• Un minimum de 10 ans d'expérience en gestion souhaité dans un environnement d'entreprise ou d'ONG, y compris une expérience significative de la conduite des opérations sur le terrain, regroupant à la fois des programmes d'urgence et de développemen;
• Maîtrise en développement ou autres sciences sociales assimilées;
• Forte expérience en gestion du cycle des programmes d'urgence des ONG, et connaissance approfondie du travail au sein d'une structure organisationnelle complexe et matricielle;
• Posséder une très bonne expérience d'au moins trois des programmes sectoriels de l’organisation, et une connaissance pratique des orientations opérationnelles prioritaires du Bureau Pays; 
• Solide expérience éprouvée en logistique, y compris le système et la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la flotte automobile et des biens immobiliers;
• Connaissance approfondie des systèmes humanitaires internationaux, institutionnels et des donateurs, ainsi que des procédures, des cadres de responsabilisation et des meilleures pratiques en matière de gestion des situations d'urgence;
• Expérience et connaissance approfondies des normes du contrôle financier et budgétaire avec efficience, y compris la gestion et la sécurisation protective des subventions des donateurs institutionnels;
• Solides compétences en gestion de projets associés aux efforts de développement organisationnel et à des équipes internationales, inter-fonctionnelles, ayant des antécédents confirmés dans la délivrance des résultats; 
• Capacité d'approche analytique des données informationnelles, et de réflexion évaluative des options en vue, quant à l’analyse décisionnelle de la planification stratégique; 
• Posséder une connaissance approfondie de la problématique du développement au plan national et international, en particulier en ce qui concerne le bien-être des enfants;
• Expériences antérieures éprouvées en matière de gestion et de développement d'une équipe, aptitude directive pour l'exécution du programme, et l’incitation à l’engagement motivationnel et au développement des capacités des autres membres de l’équipe;
• Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle et en matière de technique de présentation;   
• Capacité à travailler dans un environnement bilingue en anglais et français;
• Capacité et volonté de s’adapter aux exigences d’un travail accaparant et à des horaires flexibles, et aptitude à s’adapter convivialement au travail collaboratif avec des équipes externes en cas d'urgence majeure;
• Engagement et allégeance aux buts, valeurs et principes de Save the Children, y compris l’adhésion totale aux approches fondées sur le respect des droits.

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Essentiel

1. Produire des résultats 

Prend responsabilité et garde les autres redevables à atteindre des objectifs pour les enfants, continuer à améliorer leur performance comme équipe. 

       2. Résolution de problème et prise de décision 

Prends des décisions adéquates et à temps en réunissant et évaluant des informations internes/externes. 

       3. Copétences techniques et expertise professionnelle 

Appliquer l’expertise technique et professionnelle requise à un standard élevé ; promouvoir et partage les bonnes pratiques à l’interne et l’externe. 

       4. Travail adéquatement avec les autres 

Travail de façon collaborative pour atteindre les objectifs assignés, tenant compte de la diversité des personnes et les perspectives ; connait comment conduire, quand suivre et comment assurer un travail interculturel.